Wat doet een virtual assistant?

Een Virtual Assistant ondersteunt ondernemers bij het uitvoeren van diverse werkzaamheden. Dit gebeurt op afstand met verschillende online tools. Een Virtual Assistant werkt voornamelijk vanuit huis of haar eigen kantoor. Hierdoor heeft de ondernemer geen omkijken naar een werkplek. Een van de grote pluspunten van een VA.

Een Virtual Assistant is zelf ook ondernemer en weet daardoor goed wat er allemaal bij komt kijken als je een eigen bedrijf hebt. Hierdoor is zij ook een goede sparringpartner en kan je samen met de VA bekijken hoe je de zaken binnen je bedrijf het beste kan regelen.

Vaak heeft een Virtual Assistant een expertise, zoals secretariële ondersteuning, financiële administratie of social media management.

Maar kan je zo wel goed samenwerken?

Jazeker! Verschillende online tools zorgen ervoor dat je ook op afstand goed kan samenwerken. Je kan online via zoom vergaderen waarbij je de ander kan zien en ook je scherm kan delen, documenten kan delen via de cloud of samen in een crm programma aan de slag kan.

Een Virtual Assistant kan je helpen met allerlei zaken die geen betrekking hebben op jouw expertise maar die wel gedaan moeten worden om jouw bedrijf draaiende te houden.

Dit zijn alle taken op secretarieel gebied zoals agendabeheer, mailbeheer en het versturen van offertes. Ook kan de Virtual Assistant je ondersteunen op organisatorisch gebied zoals het stroomlijnen van de administratie, het beheren van de social media kanalen, het inplannen van content en het maken van content voor jouw blogs en nieuwsbrieven.

Wil je een training organiseren? Een VA kan je helpen met het vinden van een geschikte locatie, de voorbereidingen en de communicatie met de cursisten.

In principe kan je alle werkzaamheden waar jezelf geen tijd voor hebt of waar je niet goed in bent delegeren aan een Virtual Assistant.

De voordelen van een Virtual Assistant.

Een Virtual Assistant werkt vanuit huis of haar eigen kantoor. Hierdoor heb jij geen omkijken naar de kosten voor een werkplek. Ook is een VA erg flexibel.

Zelfstandig ondernemers hebben over het algemeen structureel onvoldoende werk om iemand in dienst te nemen. Een VA huur je al in voor enkele uren per maand of voor een korte klus en je zit vervolgens nergens aan vast.

Je betaald de VA alleen voor de uren dat ze daadwerkelijk aan het werk is. Waar men op kantoor vaak nog wel bezig is met randzaken als koffiedrinken, en even bijkletsen met een collega betaal je de VA alleen voor de uren dat ze echt aan de taken besteed.

Een Virtual Assistant is eigenlijk een flexibele medewerker op afstand waar je mee kan sparren en die jou ondersteunt bij diverse werkzaamheden binnen je bedrijf.

Zo kan jij je focussen op de belangrijke taken binnen jouw bedrijf en hoef je je niet meer druk te maken om de randzaken.

 

5 tips voor het inhuren van een virtual assistant

Wil je een VA inhuren voor je bedrijf? Zorg ervoor dat je de onderstaande zaken alvast duidelijk hebt voor jezelf.

De werkzaamheden.

Bepaal van tevoren de werkzaamheden. Welke werkzaamheden stel jij het vaakst uit? Dit zijn de werkzaamheden die jou de meeste energie kosten. Als je deze werkzaamheden uitbesteed dan heb je zelf meer tijd en energie over om je met andere zaken binnen jouw bedrijf bezig te houden.

Budget

Bepaal van tevoren je budget. Hoeveel geld kan en wil je besteden aan een virtual assistant?

Het aantal uren

En ook erg belangrijk. Bepaal van tevoren het aantal uren. Een virtual assistant werkt meestal met abonnementen. Dit is een vast pakket aan uren dat je binnen een maand gebruikt. Ook kan je losse uren afnemen. Bijvoorbeeld als je een tijdelijk project hebt waarbij de uren niet vast staan.

Type VA

Bepaal van tevoren het type virtual assistant waar je mee wilt werken. Wat zoek jij in een virtual assistant? Iemand die heel precies is? Die snel werkt? Iemand die overzicht kan maken in jouw chaos of iemand die strikt jouw opdrachten opvolgt? Zoek je een volger of een leider? Iemand die meedenkt of iemand die jou ook kan adviseren? Bedenk dus van tevoren wat je zoekt. Zo kan je sneller een goede match vinden.

Lange termijn of korte opdracht

Zoek je daarnaast een dedicated virtual assistant waar je op kan bouwen en voor een lange termijn een samenwerking mee kan aangaan? Dit werkt heel goed als je zelf niet georganiseerd bent en iemand nodig hebt die je veel werk uit handen neemt en structuur aanbrengt binnen jouw bedrijf.

Het kan ook zijn dat je liever een virtual assistant on-demand hebt. Bijvoorbeeld als je grote projecten hebt met specifieke werkzaamheden waarbij je voor een bepaalde taak een virtual assistant nodig hebt.

Zoals je ziet gaat er veel onderzoek aan vooraf voordat je op zoek kan gaan naar jouw virtual assistant. Hoe meer zaken je van tevoren duidelijk hebt. Hoe makkelijker het proces erna gaat.

Een ding is zeker. Op het moment dat jij de juiste match hebt gevonden zal je meer rust en balans krijgen binnen jouw bedrijf en dat is al het voorwerk meer dan waard.