5 tips om efficiënter te werken

Een powernap doen, een fijn boek lezen, je favoriete sport beoefenen of een gezellig avondje samen met je familie. Wie wil dat nou niet?

Wanneer we efficiënter werken hebben we meer tijd over voor leuke dingen. En laat balans nou het key-word zijn om goed te kunnen functioneren.

Wil jij ook graag meer tijd overhouden voor dingen die je leuk vind en waar je energie van krijgt? Deze 5 praktische tips kun je meteen in de praktijk brengen.

Niet uitstellen

Heb je geen zin in die ene taak? Doe deze dan als eerste. Op die manier blijft de taak niet ‘zeuren in je achterhoofd’ en kan je je daarna volledig storten op de andere taken die je voor vandaag hebt ingepland.

Ook zal je merken dat je een fijn gevoel krijgt als je die ene vervelende taak hebt afgerond waardoor je meer energie krijgt om verder te gaan met je andere werkzaamheden.

Gebruik een timer

Je bent begonnen met je e-mailbox te checken en voor je het weet is het al lunchtijd. Zo ben je alweer een halve dag kwijt aan bijzaken die niet rechtstreeks inkomen genereren voor je bedrijf.

Om niet weg te dwalen in een taak kan je een timer gebruiken. Plan een uur in om je belangrijkste e-mails te beantwoorden, e-mails te archiveren en in de juiste mappen te zetten en ga daarna verder met een andere taak. Hierdoor blijf je baas over jouw tijd en jouw planning.

Geef toe aan die baaldag

We zijn allemaal mensen en geen machines. Soms heb je er een dag tussen zitten waarbij alles tegenzit, je je niet goed kan concentreren en je niet weet waar je moet beginnen. Accepteer dat vandaag niet je beste dag is en wees lief voor jezelf.

Neem even tijd voor een kop koffie of thee om je gedachten en gevoelens op de rit te krijgen en wandel een blokje om. Je zult zien dat je je daarna een stuk beter voelt. Werk de rest van de dag alleen aan de taken die belangrijk en urgent zijn en schuif andere taken door naar de volgende dag.

Beloon jezelf

Het werkt heel motiverend om jezelf een doel te stellen en hieraan een beloning te koppelen. Zo heb je iets om naar uit te kijken. Ook geeft dit je weer meer energie en focus waardoor je sneller met je taak klaar bent.

Besteed taken uit

In ons enthousiasme kunnen we snel  “ja” zeggen tegen een project terwijl we er eigenlijk geen tijd voor hebben. Je begint aan een taak maar je hele agenda zit al vol en je merkt dat je tot laat in de avond bezig bent met je werk. Dit is het moment dat je beseft dat je wellicht teveel werk op je hebt genomen.

Blijf niet aanmodderen. ( Dit werkt namelijk averechts waardoor je prestaties eronder gaan lijden, je je meer en meer gestrest voelt en je hierdoor minder productief bent. ) Maar erken dat je teveel werk hebt liggen en kijk of je deze taken kan uitbesteden.

Een virtual assistant kan dan veel voor je betekenen omdat je volledig onder controle hebt welke taken je wilt uitbesteden en voor hoeveel uur je iemand wilt inhuren. Zo zorg je voor een agenda die aansluit bij je persoonlijke leven en heb je meer tijd over voor die powernap, dat goed boek of je favoriete sport.

Wil je meer informatie over de diensten van een virtual assisant? Neem contact met mij op.

Wat doet een virtual assistant?

Een Virtual Assistant ondersteunt ondernemers bij het uitvoeren van diverse werkzaamheden. Dit gebeurt op afstand met verschillende online tools. Een Virtual Assistant werkt voornamelijk vanuit huis of haar eigen kantoor. Hierdoor heeft de ondernemer geen omkijken naar een werkplek. Een van de grote pluspunten van een VA.

Een Virtual Assistant is zelf ook ondernemer en weet daardoor goed wat er allemaal bij komt kijken als je een eigen bedrijf hebt. Hierdoor is zij ook een goede sparringpartner en kan je samen met de VA bekijken hoe je de zaken binnen je bedrijf het beste kan regelen.

Vaak heeft een Virtual Assistant een expertise, zoals secretariële ondersteuning, financiële administratie of social media management.

Maar kan je zo wel goed samenwerken?

Jazeker! Verschillende online tools zorgen ervoor dat je ook op afstand goed kan samenwerken. Je kan online via zoom vergaderen waarbij je de ander kan zien en ook je scherm kan delen, documenten kan delen via de cloud of samen in een crm programma aan de slag kan.

Een Virtual Assistant kan je helpen met allerlei zaken die geen betrekking hebben op jouw expertise maar die wel gedaan moeten worden om jouw bedrijf draaiende te houden.

Dit zijn alle taken op secretarieel gebied zoals agendabeheer, mailbeheer en het versturen van offertes. Ook kan de Virtual Assistant je ondersteunen op organisatorisch gebied zoals het stroomlijnen van de administratie, het beheren van de social media kanalen, het inplannen van content en het maken van content voor jouw blogs en nieuwsbrieven.

Wil je een training organiseren? Een VA kan je helpen met het vinden van een geschikte locatie, de voorbereidingen en de communicatie met de cursisten.

In principe kan je alle werkzaamheden waar jezelf geen tijd voor hebt of waar je niet goed in bent delegeren aan een Virtual Assistant.

De voordelen van een Virtual Assistant.

Een Virtual Assistant werkt vanuit huis of haar eigen kantoor. Hierdoor heb jij geen omkijken naar de kosten voor een werkplek. Ook is een VA erg flexibel.

Zelfstandig ondernemers hebben over het algemeen structureel onvoldoende werk om iemand in dienst te nemen. Een VA huur je al in voor enkele uren per maand of voor een korte klus en je zit vervolgens nergens aan vast.

Je betaald de VA alleen voor de uren dat ze daadwerkelijk aan het werk is. Waar men op kantoor vaak nog wel bezig is met randzaken als koffiedrinken, en even bijkletsen met een collega betaal je de VA alleen voor de uren dat ze echt aan de taken besteed.

Een Virtual Assistant is eigenlijk een flexibele medewerker op afstand waar je mee kan sparren en die jou ondersteunt bij diverse werkzaamheden binnen je bedrijf.

Zo kan jij je focussen op de belangrijke taken binnen jouw bedrijf en hoef je je niet meer druk te maken om de randzaken.

 

5 tips voor het inhuren van een virtual assistant

Wil je een VA inhuren voor je bedrijf? Zorg ervoor dat je de onderstaande zaken alvast duidelijk hebt voor jezelf.

De werkzaamheden.

Bepaal van tevoren de werkzaamheden. Welke werkzaamheden stel jij het vaakst uit? Dit zijn de werkzaamheden die jou de meeste energie kosten. Als je deze werkzaamheden uitbesteed dan heb je zelf meer tijd en energie over om je met andere zaken binnen jouw bedrijf bezig te houden.

Budget

Bepaal van tevoren je budget. Hoeveel geld kan en wil je besteden aan een virtual assistant?

Het aantal uren

En ook erg belangrijk. Bepaal van tevoren het aantal uren. Een virtual assistant werkt meestal met abonnementen. Dit is een vast pakket aan uren dat je binnen een maand gebruikt. Ook kan je losse uren afnemen. Bijvoorbeeld als je een tijdelijk project hebt waarbij de uren niet vast staan.

Type VA

Bepaal van tevoren het type virtual assistant waar je mee wilt werken. Wat zoek jij in een virtual assistant? Iemand die heel precies is? Die snel werkt? Iemand die overzicht kan maken in jouw chaos of iemand die strikt jouw opdrachten opvolgt? Zoek je een volger of een leider? Iemand die meedenkt of iemand die jou ook kan adviseren? Bedenk dus van tevoren wat je zoekt. Zo kan je sneller een goede match vinden.

Lange termijn of korte opdracht

Zoek je daarnaast een dedicated virtual assistant waar je op kan bouwen en voor een lange termijn een samenwerking mee kan aangaan? Dit werkt heel goed als je zelf niet georganiseerd bent en iemand nodig hebt die je veel werk uit handen neemt en structuur aanbrengt binnen jouw bedrijf.

Het kan ook zijn dat je liever een virtual assistant on-demand hebt. Bijvoorbeeld als je grote projecten hebt met specifieke werkzaamheden waarbij je voor een bepaalde taak een virtual assistant nodig hebt.

Zoals je ziet gaat er veel onderzoek aan vooraf voordat je op zoek kan gaan naar jouw virtual assistant. Hoe meer zaken je van tevoren duidelijk hebt. Hoe makkelijker het proces erna gaat.

Een ding is zeker. Op het moment dat jij de juiste match hebt gevonden zal je meer rust en balans krijgen binnen jouw bedrijf en dat is al het voorwerk meer dan waard.